Sociëteit De Hereeniging, gevestigd aan Grote Poot 2, 7411 KE Deventer, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

Sociëteit De Hereeniging
Grote Poot 2, 7411 KE Deventer
0570-612404
info@hereeniging.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

De Hereeniging verwerkt uw persoonsgegevens omdat u lid bent van de sociëteit of een arbeidsovereenkomst heeft met de sociëteit. U verstrekt ons deze gegevens op het moment dat u lid wilt worden van de sociëteit of als u bij ons in dienst komt. U verstrekt ook beperkte gegevens als u zich aanmeldt voor onze digitale nieuwsbrief zonder lid te zijn van de sociëteit.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken van onze leden:

– Voor- en achternaam
– Geslacht
– Geboortedatum
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Bankrekeningnummer
– IP-adres
– Gegevens over uw activiteiten op onze website
– Internetbrowser en apparaat type
– Ras (door het opslaan van een pasfoto)

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken van onze personeelsleden:

– Voor- en achternaam
– Geslacht
– Geboortedatum
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Bankrekeningnummer
– Burgerservicenummer
– Kopie identiteitsbewijs (persoonsgegevens en foto worden onzichtbaar gemaakt)
– Functieprofiel
– Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
– Salarisgegevens
– Verlofoverzicht
– Verzuimfrequentie

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

De Hereeniging verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

– Het bijhouden van de ledenadministratie
– Het afhandelen van uw betaling
– Verzenden van onze nieuwsbrief
– U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
– De Hereeniging analyseert uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en onze diensten af te stemmen op het gebruik van onze bezoekers.
– Het uitvoeren van ons personeelsbeleid en het voldoen aan de eisen die de belastingdienst daaraan stelt

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

De Hereeniging bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

Leden: De gegevens worden bewaard zolang als men lid is. Zodra u uw lidmaatschap opzegt worden de gegevens direct verwijderd.

Personeelsleden: De gegevens worden bewaard zolang het dienstverband duurt. Als het dienstverband wordt beëindigd, worden de gegevens direct verwijderd.

Bepaalde gegevens moeten wel langer bewaard worden, omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht. In onze administratie kunnen persoonsgegevens voorkomen, bijvoorbeeld uw naam en bankrekening.

Delen van persoonsgegevens met derden

De Hereeniging verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Voor de hiervoor genoemde doeleinden kan gebruik gemaakt worden van diensten van derden, zoals onze IT-leveranciers, boekhouder, email-client of andere derden die worden ingeschakeld Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De Hereeniging blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Wij zullen uw gegevens nooit verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Doorgifte van uw gegevens buiten de EER

Uw gegevens door derden buiten de EU worden opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics of Facebook in het contact met u. Deze partijen zijn “EU-VS Privacy Shield” gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

De Hereeniging gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. De Hereeniging gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we de website kunnen optimaliseren. De cookies verzamelen geen persoonsinformatie, alleen het IP-adres van de computer waarvan u de website bezoekt en een aantal technische gegevens, zoals het soort apparaat dat u gebruikt (pc, tablet of telefoon), de browser die u gebruikt en het besturingssysteem.

Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door De Hereeniging en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar secretaris@hereeniging.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

De Hereeniging wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

De Hereeniging neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de secretaris of voorzitter. Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens laat dit dan vooral aan ons weten. Mocht u er met ons niet samen uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Archiefopbouw en beeldmateriaal

Als sociëteit bouwen we een archief op van belangrijke gebeurtenissen en personen. Dit om onze rijke historie voor de toekomst vast te leggen. Hierin kunnen ook relevante persoonsgegevens als naam en foto worden opgenomen. Als u hier bezwaar tegen heeft kunt u ons dit kenbaar maken. Wij zullen uw gegevens dan niet opnemen in ons archief. Zo worden er ook foto’s gemaakt van bijzondere gebeurtenissen in de sociëteit. Het is ondoenlijk iedereen steeds om toestemming te vragen voor publicatie op de website of bijvoorbeeld in de Heraut. Alle leden stemmen in principe in met publicatie van relevant beeldmateriaal waar zij op staan, tenzij zij daar uitdrukkelijk bezwaar tegen aantekenen.

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan door ons worden aangepast. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 25 mei 2018.